業務の自動化を有識者が伴走支援　社員の大幅工数削減に成功

所属部署の役割について教えてください。

当社の研修運営部は国内企業、大学高校などに対して英語の研修（講師派遣型研修とオンライン研修）の全ての運営に携わっています。

今回「ビザスクpartner」をご活用いただいた背景を教えてください。

すでに当社で導入しているロボティックプロセスオートメーション (RPA) について、RPA提供元の会社の支援を受けていましたが、当部のリソースが不足していることもあり、活用促進のペースが上がらず、以下の2点に課題を感じておりました。

1点目は「大学運営における作業の自動化」です。

大規模な大学の正課授業の運営（成績管理、出席管理など）のサービス提供において、大学掲示板へのさまざまな情報のアップデートなどの業務がありますが、1大学で200弱のクラスを担当していることもあり、作業に大幅な時間を要すため、当社の社員の工数を減らしたいと考えていました。

そのため、担当者がコア業務に集中するために人手による作業をできる限り自動化していきたいという代表の考えのもと、外部から支援いただける方を探そうと考えました。

2点目は「各企業向けの研修で活用するテキスト在庫管理、発注の自動化」です。

国内研修に利用するテキストの在庫管理・発注・発送依頼作業についても、手作業が多く、担当部署の工数が逼迫していたため、これらの業務について一貫して自動化できないか、と検討をしていました。

導入したRPAの長所を生かしながらどのように最適化をしていくか、という点で有識者の方にアドバイスをいただきたいと思い、相談しました。

今回支援されたエキスパートを選ばれた決め手を教えてください。

何名かご紹介いただいた中で今回ご一緒したエキスパートは、提案内容がイメージしやすく、最も説得力を感じました。ご自身でRPAに取り組まれている経験があるからこそ、RPAの優れた面だけでなく、難点や現実的な問題を伝えてくださったことも決め手の一つとなりました。

また、当社側の出席者のRPAの理解度に応じて回答の仕方を変えてくださる工夫から、スムーズなご支援をしていただけると確信しました。

エキスパートの支援内容を教えてください。

主な支援内容は大きく分けて2つあります。

まずは、大学の学習管理システム (LMS) を実際に見ていただき、自動化できるか否かの判断をしていただきました。その後、担当者との会議に参加していただき、当社としての意見の伝達や、技術的な会話が苦手なメンバーのための社内通訳的なサポート、現場からの疑問をどのようにベンダーに伝えるのかなどフォローしていただきました。

更に、一連の当社の業務を実際に見てもらい、RPAでどこまで自動化できるのか、アドバイスをいただきました。その結果、在庫管理〜発注依頼までの一連の業務には、可変の要素が多いため、RPAでの自動化は不向きであることが判明しました。ですので、新たなシステム化のご提案をいただき、要件定義・ベンダーコントロールを一貫して支援していただきました。

支援の成果について教えてください。

まず、LMSに関して、当社が支援している大学運営に参画している社員の大幅工数削減に成功しました。具体的に、7-8時間時間を要していたHPへのお知らせ・添付作業を業務の自動化のおかげで2-3時間で終えることができるようになりました。なので、今後、別の大学にもひろげられる可能性があると考えています。

また、エキスパートの方にご提案していただい新システムの開発が無事終了したので、来月（2024年2月）から運用開始します。

「ビザスクpartner」をご活用いただいた感想をお聞かせください。

素敵なエキスパートをご紹介していただけて良かったです。いくつかの面談を通して、優秀なエキスパートが揃われているという印象を持ちました。

エキスパートのおかげで新しい視点を獲得できた点にも感謝していますし、エキスパートのキャッチアップが早かったので説明をしたらすぐに流れを理解していただくことができ、とても助かりました。
「ビザスクpartner」の利用は良いチャレンジとなりました。

最後に今後の展望を教えてください。

会社としては、ご支援している企業様の期待に答えるためにサービスを展開し、今後もミスなく研修の運営を行うことで、安心してアルクを選んでいただきたいと考えています。

システムとしては、「いかに社内で使いこんでいくか」を考えていきたいと思っています。今回、工数削減ができたことで、他大学での運用の可能性もできたと思いますので、更なる展開も目指していきたいです。